为贯彻落实中央八项规定精神和习惯过紧日子要求，进一步从严规范学院差旅费管理，根据《湖南省省直机关差旅费管理办法》《湖南省省直机关差旅费管理办法有关问题的解答》相关规定，在《湖南城建职业技术学院差旅费管理办法（修订版）》（院发〔2023〕53号）基础上，针对出差申请、伙食补助计算、城市间交通费、住宿费报销标准等事项作了进一步明确。规定自发布通知之日起，请各部门严格遵照执行。
一、出差申请规范要求及报销规定
具体情况 |
报销规定 |
事前没有申报出差申请 |
（1）出差事由为培训、会议等且出发前领导在相关文件上批注同意派出意见的，可在电子附件中上传未填报AIC出差申请的事由，经上一级领导签字同意后，予以报销； （2）出差事由为报送材料、走访、办理手续等日常工作，没有填报AIC出差申请的不予报销。 |
出差申请中填报的交通工具、出差人员等与实际情况不符 |
（1）出行方式在出差申请提交后发生变更的（交通工具为飞机除外），出差人须在打印的AIC出差申请上手动标注实际出行方式； （2）出行方式改为乘坐飞机的，需在出发或返程之前重新提交AIC出差审批，并提供主管院领导同意乘坐飞机出行的报告。（出行人员中有院领导，报告应经院长签字同意；书记或院长出行，该报告相互审批。） （3）因工作需要，实际出差人员比出差申请多，增加的出行人员需在出差申请单上说明情况并经上一级领导审批同意，同时还应提供现场照片作为佐证材料。否则，新增出行人员不予报销差旅费。 |
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出差申请未在出发前提交 |
（1）AIC出差申请原则上需在出发前一天完成提交与审批，遇紧急情况也须在出发前提交申请； （2）AIC出差申请在出发后提交的，不予报销伙食补助。 |
出差申请在出发前提交，但未在出发前完成审批 |
出发前提交了AIC出差申请后，出差人应主动提醒审批人及时审批。确因特殊原因，须在差旅费报销之前完成审批。 |
二、伙食补助具体情况及报销规定
具体情况 |
报销规定 |
出差人员入住含早餐的酒店 |
（1）公务出差入住宾馆（包括饭店、招待所，下同）等，视同宾馆房费包含早餐服务，请在填写报销单时根据实际情况扣减对应的早餐补助（标准20元/餐）； （2）若宾馆房费确实不含早餐服务，请提供相关证明材料（例：酒店住宿清单中标明不含早服务、携程等平台对应房价不含早餐的截图等）。 |
出差人员参加年会、论坛、收费类培训等 |
（1）会议文件中虽注明食宿统一安排、费用自理的规定，但实际主办方提供了免费餐食的，出差人报销费用时，应根据实际情况扣减对应的午餐/晚餐补助（补助标准40元/餐）申报； （2）收费类培训原则上不允许报销培训期间的伙食补助，若培训费确实不含餐费、实际发生了伙食支出的，须在电子附件中上传相关支出的付款记录，伙食补助一栏可根据实际发生金额在伙食补助标准内填报（例：午餐支出50元，提供50元付款记录截图，餐补可按标准填报40元，晚餐支出20元，提供20元付款记录截图，餐补可在标准范围内填报20元）。 |
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公务出差按实际出发时间/到达时间报销伙食补助 |
（1）公务出差往返途中发生的三餐伙食补助应以学院正常工作时间为基础，早上8点前离开出发地/8点后到达驻地的可报早餐补助，中午12点前离开出发地/12点后到达驻地的可报午餐补助，下午17点30分前离开出发地/17点30分后到达驻地的可填报晚餐补助（根据乘坐交通工具可前后浮动1-2小时），例如：城铁票离开板塘站时间为12：01分，考虑前往城铁站的时间，可填报午餐伙食补助； （2）报销差旅费伙食补助时，请报销人在差旅费报销单备注栏中注明出差人出发时间及到达时间，以此为基础填报伙食补助；若备注栏未填写出发及到达时间，又不能提供相应公务出行时间佐证材料的，不予报销伙食补助。 |
三、城市间交通费\住宿费标准报销规定
1.出差人员应当按规定等级乘坐交通工具。超规定等级乘坐交通工具的，原则上不予报销城市间交通费。遇紧急情况或不可抗力因素等原因超规定等级乘坐交通工具的，经学院院长审批后准予报销城市间交通费。
2.出差人员应当在职务级别对应的住宿费标准限额内，选择安全、经济、便捷的宾馆住宿。选择的宾馆价格超过当地差旅住宿费标准的，原则上不予报销住宿费。特殊情况如参加会议、比赛、培训等主办方指定入住的酒店价格高于当地差旅住宿费标准的，按当地差旅住宿费限额内报销，超出部分个人自理。
四、出发/返程时间要求及报销规定
1.出差原则上需按照出差申请的时间出发及返程,因公临时调整或不可抗力等因素确需更改出发或返程时间的，需提供相关佐证材料或说明经审批后可相应提前或延长出发/返程时间。
2.出差不得因私更改出发或返程时间、因私更改出发或返程时间的，原则上不予报销差旅费，例如：下点招生时，因回家探亲延迟一天返程，该次出差发生的城市间交通费、伙食补助费、交通补助费、住宿费等一概不予报销。
五、以“其他非公共交通工具”方式出差的报销规定
长株潭地区以“其他非公共交通工具”方式出差且能当日往返的，应提供到达目的地的现场照片作为佐证材料；长株潭以外的地区以“其他非公共交通工具”出差且能当日往返的，应提供到达目的地的现场照片和高速通行费票据作为佐证材料。以上出差当日不能往返的还应提供住宿费发票，实际发生住宿而无住宿费发票的，按差旅费相关规定执行。
六、用友U8系统差旅费报销单填报要求
1.在差旅费报销单“城市间交通费”标签页，与出差日期对应的备注栏内注明出发时间及返程时间。
2.在“补助及其他项目”标签页按日填报伙食补助，备注栏中标明“XX月XX日午餐补助”等字样，连续多日补助标准相同可合并填报（补助标准不需手动更改，按实际填报金额修改金额一栏即可）。
3.差旅费附件上传的相关要求。
（1）差旅费上传的附件需先重命名为“日期+事由+票据/文件名称”，例如：20250425湘潭至重庆高铁票、20250425xx培训通知文件等。
（2）培训文件、合同等多页文件须整理成一个PDF文档，原则上一个文件只需上传一个附件，不要将多页文件拆分为xx文件1，XX文件2。
（3）差旅费报销单原则上一事一报，多次往返长沙办事须分次按日期单独填报差旅费报销单，确需一个报销单报销多日差旅费的，请按出差日期将相关附件整理成单个PDF附件。
计划财务处
2025年5月7日
